¿Cómo organizar un evento corporativo exitosamente?

Aunque la comunicación online cada día es más habitual, los eventos corporativos siguen teniendo un papel importante en la actualidad, ya que, son un gran herramientas para relaciones públicas, aplicar estrategias de marketing y comunicación entre empresas del mismo sector o diferentes sectores.

A lo largo de cada año se realizan una gran cantidad de eventos festivos, pero los eventos en que más suelen invertir las empresas son; Los congresos, las ferias, las conferencias, los workshops o talleres, team buildings, los desayunos de trabajo y cenas navideñas.

Si quieres organizar eventos empresariales debes saber muy bien como organizar un evento corporativo exitosamente, por ello, compartimos contigo estos 3 y sencillos pasos.

1. Define bien las metas y la fecha del evento:

Es muy importante definir bien los objetivos del evento corporativo a organizar: dar a conocer un nuevo producto, establecer relaciones con proveedores, motivar, fidelizar a los clientes, etc. Estos objetivos ayudan a definir el modo en que se de creará el evento.

Antes de elegir una fecha al azar, debes saber que los miércoles, jueves y viernes se consideran las mejores fechas para eventos empresariales.

Siempre debes consultar el calendario y comprobar que la fecha no coincida con otro tipo de acontecimientos que puedan restarle protagonismo a tu evento: periodos vacacionales, eventos deportivos, días festivos o grandes eventos del mismo sector.

2. Determina el presupuesto y analiza el público

Para organizar un evento corporativo exitoso también se debe analizar el tipo de público objetivo, pues así se definirá el formato del evento, el espacio y las actividades paralelas que se quieran organizar.

Tanto la planificación como el contenido del evento puede variar en función de los asistentes que pueden ser empleados, proveedores, clientes, profesionales de sector, etc.

Saber como organizar un evento empresarial también incluye no perder de vista los objetivos, con los cuales se debe evaluar la relación costo-beneficio para saber si el presupuesto es el adecuado y si el proyecto es viable.

Una vez definido el presupuesto y la cantidad de asistentes, puedes comenzar a escoger el espacio para tu evento.

Para seleccionar el mejor espacio para tu evento, también debes tener en cuenta si la sala de eventos ya cuenta con todos los servicios o tienes que contratar otros servicios extras: alquiler de equipos de sonido, catering, parking, y posibilidades de montaje previo si se requiere.

3. Trabaja con un equipo organizador y planifica todo con tiempo:

Por ultimo y no menos importante, debes tener en cuenta que el trabajo en equipo es fundamental.

En la planificación del evento, cada miembro del equipo debe estar informado de sus funciones y responsabilidades, la fecha en la que debe estar terminada su labor, y además, tener la capacidad de solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

Para evitar imprevistos en el desarrollo del evento, se deben solicitar con antelación todos los permisos y licencias necesarias para desarrollar las actividades referentes al evento.

En la pagina web de los ayuntamientos de cada ciudad, se pueden encortar información sobre los permisos requeridos.

Una vez finalizado el evento, es importante analizar de manera crítica el desarrollo y resultado final. Este informe nos ayudará a identificar los puntos susceptibles de mejora para próximas ocasiones.

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